ਪਰਸੋਨਲ ਫਾਈਲਾਂ: ਤੁਸੀਂ ਕਿੰਨੀ ਦੇਰ ਤੱਕ ਡੇਟਾ ਰੱਖ ਸਕਦੇ ਹੋ?

ਰੁਜ਼ਗਾਰਦਾਤਾ ਸਮੇਂ ਦੇ ਨਾਲ ਆਪਣੇ ਕਰਮਚਾਰੀਆਂ 'ਤੇ ਬਹੁਤ ਸਾਰੇ ਡੇਟਾ ਦੀ ਪ੍ਰਕਿਰਿਆ ਕਰਦੇ ਹਨ। ਇਹ ਸਾਰਾ ਡੇਟਾ ਇੱਕ ਕਰਮਚਾਰੀ ਫਾਈਲ ਵਿੱਚ ਸਟੋਰ ਕੀਤਾ ਜਾਂਦਾ ਹੈ. ਇਸ ਫਾਈਲ ਵਿੱਚ ਮਹੱਤਵਪੂਰਨ ਨਿੱਜੀ ਡੇਟਾ ਹੈ ਅਤੇ, ਇਸ ਕਾਰਨ ਕਰਕੇ, ਇਹ ਜ਼ਰੂਰੀ ਹੈ ਕਿ ਇਹ ਸੁਰੱਖਿਅਤ ਅਤੇ ਸਹੀ ਢੰਗ ਨਾਲ ਕੀਤਾ ਜਾਵੇ। ਰੁਜ਼ਗਾਰਦਾਤਾਵਾਂ ਨੂੰ ਇਸ ਡੇਟਾ ਨੂੰ ਕਿੰਨੀ ਦੇਰ ਤੱਕ ਰੱਖਣ ਦੀ ਇਜਾਜ਼ਤ ਹੈ (ਜਾਂ, ਕੁਝ ਮਾਮਲਿਆਂ ਵਿੱਚ, ਲੋੜੀਂਦੇ)? ਇਸ ਬਲੌਗ ਵਿੱਚ, ਤੁਸੀਂ ਕਰਮਚਾਰੀਆਂ ਦੀਆਂ ਫਾਈਲਾਂ ਦੀ ਕਾਨੂੰਨੀ ਧਾਰਨ ਦੀ ਮਿਆਦ ਅਤੇ ਇਸ ਨਾਲ ਕਿਵੇਂ ਨਜਿੱਠਣਾ ਹੈ ਬਾਰੇ ਹੋਰ ਪੜ੍ਹ ਸਕਦੇ ਹੋ।

ਇੱਕ ਕਰਮਚਾਰੀ ਫਾਈਲ ਕੀ ਹੈ?

ਜਿਵੇਂ ਕਿ ਉੱਪਰ ਦੱਸਿਆ ਗਿਆ ਹੈ, ਇੱਕ ਰੁਜ਼ਗਾਰਦਾਤਾ ਨੂੰ ਅਕਸਰ ਆਪਣੇ ਕਰਮਚਾਰੀਆਂ ਦੇ ਕਰਮਚਾਰੀਆਂ ਦੇ ਡੇਟਾ ਨਾਲ ਨਜਿੱਠਣਾ ਪੈਂਦਾ ਹੈ। ਇਹ ਡੇਟਾ ਸਹੀ ਢੰਗ ਨਾਲ ਸਟੋਰ ਕੀਤਾ ਜਾਣਾ ਚਾਹੀਦਾ ਹੈ ਅਤੇ ਫਿਰ ਨਸ਼ਟ ਕੀਤਾ ਜਾਣਾ ਚਾਹੀਦਾ ਹੈ. ਇਹ ਇੱਕ ਕਰਮਚਾਰੀ ਫਾਈਲ ਦੁਆਰਾ ਕੀਤਾ ਜਾਂਦਾ ਹੈ. ਇਸ ਵਿੱਚ ਕਰਮਚਾਰੀਆਂ ਦੇ ਨਾਮ ਅਤੇ ਪਤੇ ਦੇ ਵੇਰਵੇ, ਰੁਜ਼ਗਾਰ ਇਕਰਾਰਨਾਮੇ, ਪ੍ਰਦਰਸ਼ਨ ਰਿਪੋਰਟਾਂ, ਆਦਿ ਸ਼ਾਮਲ ਹਨ। ਇਹਨਾਂ ਡੇਟਾ ਨੂੰ AVG ਨਿਯਮਾਂ ਦੀ ਪਾਲਣਾ ਕਰਨ ਦੀਆਂ ਲੋੜਾਂ ਦੀ ਪਾਲਣਾ ਕਰਨੀ ਚਾਹੀਦੀ ਹੈ, ਅਤੇ ਇੱਕ ਨਿਸ਼ਚਿਤ ਸਮੇਂ ਲਈ ਰੱਖਿਆ ਜਾਣਾ ਚਾਹੀਦਾ ਹੈ।

(ਜੇ ਤੁਸੀਂ ਇਹ ਜਾਣਨਾ ਚਾਹੁੰਦੇ ਹੋ ਕਿ ਤੁਹਾਡੀ ਕਰਮਚਾਰੀ ਫਾਈਲ AVG ਦੀਆਂ ਜ਼ਰੂਰਤਾਂ ਨੂੰ ਪੂਰਾ ਕਰਦੀ ਹੈ, ਤਾਂ ਸਾਡੀ ਪਰਸੋਨਲ ਫਾਈਲ AVG ਚੈਕਲਿਸਟ ਦੇਖੋ ਇਥੇ)

ਕਰਮਚਾਰੀ ਡੇਟਾ ਦੀ ਧਾਰਨਾ

AVG ਨਿੱਜੀ ਡੇਟਾ ਲਈ ਖਾਸ ਧਾਰਨ ਦੀ ਮਿਆਦ ਨਹੀਂ ਦਿੰਦਾ ਹੈ। ਇੱਕ ਕਰਮਚਾਰੀ ਫਾਈਲ ਦੀ ਧਾਰਨ ਦੀ ਮਿਆਦ ਦਾ ਕੋਈ ਸਿੱਧਾ ਜਵਾਬ ਨਹੀਂ ਹੈ, ਕਿਉਂਕਿ ਇਸ ਵਿੱਚ ਵੱਖ-ਵੱਖ ਕਿਸਮਾਂ ਦੇ (ਨਿੱਜੀ) ਡੇਟਾ ਸ਼ਾਮਲ ਹੁੰਦੇ ਹਨ। ਡਾਟਾ ਦੀ ਹਰੇਕ ਸ਼੍ਰੇਣੀ 'ਤੇ ਇੱਕ ਵੱਖਰੀ ਧਾਰਨ ਦੀ ਮਿਆਦ ਲਾਗੂ ਹੁੰਦੀ ਹੈ। ਇਹ ਇਹ ਵੀ ਪ੍ਰਭਾਵਿਤ ਕਰਦਾ ਹੈ ਕਿ ਕੀ ਵਿਅਕਤੀ ਅਜੇ ਵੀ ਇੱਕ ਕਰਮਚਾਰੀ ਹੈ, ਜਾਂ ਨੌਕਰੀ ਛੱਡ ਚੁੱਕਾ ਹੈ।

ਧਾਰਨ ਮਿਆਦਾਂ ਦੀਆਂ ਸ਼੍ਰੇਣੀਆਂ

ਜਿਵੇਂ ਕਿ ਉੱਪਰ ਦੱਸਿਆ ਗਿਆ ਹੈ, ਇੱਕ ਕਰਮਚਾਰੀ ਫਾਈਲ ਵਿੱਚ ਨਿੱਜੀ ਡੇਟਾ ਦੀ ਧਾਰਨਾ ਨਾਲ ਸਬੰਧਤ ਵੱਖ-ਵੱਖ ਧਾਰਨ ਅਵਧੀ ਹਨ। ਵਿਚਾਰਨ ਲਈ ਦੋ ਮਾਪਦੰਡ ਹਨ, ਅਰਥਾਤ ਕੀ ਕੋਈ ਕਰਮਚਾਰੀ ਅਜੇ ਵੀ ਨੌਕਰੀ ਕਰਦਾ ਹੈ, ਜਾਂ ਨੌਕਰੀ ਛੱਡ ਚੁੱਕਾ ਹੈ। ਹੇਠਾਂ ਦਿਖਾਉਂਦਾ ਹੈ ਕਿ ਕੁਝ ਡੇਟਾ ਕਦੋਂ ਨਸ਼ਟ ਕੀਤਾ ਜਾਣਾ ਚਾਹੀਦਾ ਹੈ, ਜਾਂ ਇਸ ਦੀ ਬਜਾਏ ਬਰਕਰਾਰ ਰੱਖਿਆ ਜਾਣਾ ਚਾਹੀਦਾ ਹੈ।

ਮੌਜੂਦਾ ਕਰਮਚਾਰੀ ਫਾਈਲ

ਕਿਸੇ ਕਰਮਚਾਰੀ ਦੀ ਮੌਜੂਦਾ ਕਰਮਚਾਰੀ ਫਾਈਲ ਵਿੱਚ ਮੌਜੂਦ ਡੇਟਾ ਲਈ ਕੋਈ ਨਿਸ਼ਚਿਤ ਧਾਰਨ ਅਵਧੀ ਨਿਰਧਾਰਤ ਨਹੀਂ ਕੀਤੀ ਗਈ ਹੈ ਜੋ ਅਜੇ ਵੀ ਨੌਕਰੀ 'ਤੇ ਹੈ। AVG ਸਿਰਫ਼ ਕਰਮਚਾਰੀਆਂ ਦੀਆਂ ਫਾਈਲਾਂ ਨੂੰ 'ਅਪ-ਟੂ-ਡੇਟ' ਰੱਖਣ ਲਈ ਰੁਜ਼ਗਾਰਦਾਤਾਵਾਂ 'ਤੇ ਜ਼ਿੰਮੇਵਾਰੀ ਲਾਉਂਦਾ ਹੈ। ਇਸਦਾ ਮਤਲਬ ਹੈ ਕਿ ਮਾਲਕ ਖੁਦ ਕਰਮਚਾਰੀਆਂ ਦੀਆਂ ਫਾਈਲਾਂ ਦੀ ਸਮੇਂ-ਸਮੇਂ 'ਤੇ ਸਮੀਖਿਆ ਕਰਨ ਅਤੇ ਪੁਰਾਣੇ ਡੇਟਾ ਦੇ ਵਿਨਾਸ਼ ਲਈ ਇੱਕ ਸਮਾਂ ਸੀਮਾ ਨਿਰਧਾਰਤ ਕਰਨ ਲਈ ਪਾਬੰਦ ਹੈ।

ਐਪਲੀਕੇਸ਼ਨ ਦੇ ਵੇਰਵੇ

ਬਿਨੈਕਾਰ ਨਾਲ ਸਬੰਧਤ ਐਪਲੀਕੇਸ਼ਨ ਡੇਟਾ ਜਿਸ ਨੂੰ ਨੌਕਰੀ 'ਤੇ ਨਹੀਂ ਰੱਖਿਆ ਗਿਆ ਹੈ, ਨੂੰ ਅਰਜ਼ੀ ਪ੍ਰਕਿਰਿਆ ਦੇ ਅੰਤ ਤੋਂ ਬਾਅਦ ਵੱਧ ਤੋਂ ਵੱਧ 4 ਹਫ਼ਤਿਆਂ ਦੇ ਅੰਦਰ ਨਸ਼ਟ ਕੀਤਾ ਜਾਣਾ ਚਾਹੀਦਾ ਹੈ। ਡੇਟਾ ਜਿਵੇਂ ਕਿ ਪ੍ਰੇਰਣਾ ਜਾਂ ਅਰਜ਼ੀ ਪੱਤਰ, CV, ਵਿਵਹਾਰ 'ਤੇ ਬਿਆਨ, ਬਿਨੈਕਾਰ ਨਾਲ ਪੱਤਰ ਵਿਹਾਰ ਇਸ ਸ਼੍ਰੇਣੀ ਦੇ ਅਧੀਨ ਆਉਂਦੇ ਹਨ। ਬਿਨੈਕਾਰ ਦੀ ਸਹਿਮਤੀ ਨਾਲ, ਲਗਭਗ 1 ਸਾਲ ਲਈ ਡੇਟਾ ਰੱਖਣਾ ਸੰਭਵ ਹੈ।

ਪੁਨਰ-ਏਕੀਕਰਨ ਦੀ ਪ੍ਰਕਿਰਿਆ

ਜਦੋਂ ਇੱਕ ਕਰਮਚਾਰੀ ਇੱਕ ਪੁਨਰ-ਏਕੀਕਰਣ ਪ੍ਰਕਿਰਿਆ ਨੂੰ ਪੂਰਾ ਕਰ ਲੈਂਦਾ ਹੈ ਅਤੇ ਆਪਣੀ ਨੌਕਰੀ ਤੇ ਵਾਪਸ ਆਉਂਦਾ ਹੈ, ਤਾਂ ਪੁਨਰ-ਏਕੀਕਰਣ ਦੇ ਪੂਰਾ ਹੋਣ ਤੋਂ ਬਾਅਦ 2 ਸਾਲ ਦੀ ਅਧਿਕਤਮ ਧਾਰਨ ਦੀ ਮਿਆਦ ਲਾਗੂ ਹੁੰਦੀ ਹੈ। ਇਸ ਵਿੱਚ ਇੱਕ ਅਪਵਾਦ ਹੈ ਜਦੋਂ ਰੁਜ਼ਗਾਰਦਾਤਾ ਸਵੈ-ਬੀਮਾਕਰਤਾ ਹੈ। ਉਸ ਸਥਿਤੀ ਵਿੱਚ, 5 ਸਾਲਾਂ ਦੀ ਧਾਰਨ ਦੀ ਮਿਆਦ ਲਾਗੂ ਹੁੰਦੀ ਹੈ।

ਰੁਜ਼ਗਾਰ ਖਤਮ ਹੋਣ ਤੋਂ ਬਾਅਦ ਅਧਿਕਤਮ 2 ਸਾਲ

ਇੱਕ ਕਰਮਚਾਰੀ ਦੇ ਰੁਜ਼ਗਾਰ ਛੱਡਣ ਤੋਂ ਬਾਅਦ, ਕਰਮਚਾਰੀ ਫਾਈਲ ਵਿੱਚ (ਨਿੱਜੀ) ਡੇਟਾ ਦਾ ਵੱਡਾ ਹਿੱਸਾ 2 ਸਾਲਾਂ ਤੱਕ ਦੀ ਧਾਰਨਾ ਮਿਆਦ ਦੇ ਅਧੀਨ ਹੁੰਦਾ ਹੈ।

ਇਸ ਸ਼੍ਰੇਣੀ ਵਿੱਚ ਸ਼ਾਮਲ ਹਨ:

• ਰੁਜ਼ਗਾਰ ਇਕਰਾਰਨਾਮੇ ਅਤੇ ਇਸ ਵਿੱਚ ਸੋਧਾਂ;
• ਅਸਤੀਫੇ ਨਾਲ ਸਬੰਧਤ ਪੱਤਰ ਵਿਹਾਰ;
• ਮੁਲਾਂਕਣ ਅਤੇ ਪ੍ਰਦਰਸ਼ਨ ਦੀਆਂ ਸਮੀਖਿਆਵਾਂ ਦੀਆਂ ਰਿਪੋਰਟਾਂ;
• ਤਰੱਕੀ/ਡਿਮੋਸ਼ਨ ਨਾਲ ਸਬੰਧਤ ਪੱਤਰ ਵਿਹਾਰ;
• UWV ਅਤੇ ਕੰਪਨੀ ਦੇ ਡਾਕਟਰ ਤੋਂ ਬਿਮਾਰੀ 'ਤੇ ਪੱਤਰ ਵਿਹਾਰ;
• ਗੇਟਕੀਪਰ ਇੰਪਰੂਵਮੈਂਟ ਐਕਟ ਨਾਲ ਸਬੰਧਤ ਰਿਪੋਰਟਾਂ;
• ਵਰਕਸ ਕੌਂਸਲ ਦੀ ਮੈਂਬਰਸ਼ਿਪ 'ਤੇ ਸਮਝੌਤੇ;
• ਸਰਟੀਫਿਕੇਟ ਦੀ ਕਾਪੀ।

ਰੁਜ਼ਗਾਰ ਖਤਮ ਹੋਣ ਤੋਂ ਘੱਟੋ-ਘੱਟ 5 ਸਾਲ ਬਾਅਦ

ਕੁਝ ਕਰਮਚਾਰੀ ਫਾਈਲ ਡੇਟਾ 5-ਸਾਲ ਦੀ ਧਾਰਨ ਦੀ ਮਿਆਦ ਦੇ ਅਧੀਨ ਹੈ। ਇਸ ਲਈ ਰੁਜ਼ਗਾਰਦਾਤਾ ਕਰਮਚਾਰੀ ਦੇ ਰੁਜ਼ਗਾਰ ਛੱਡਣ ਤੋਂ ਬਾਅਦ 5 ਸਾਲਾਂ ਦੀ ਮਿਆਦ ਲਈ ਇਹ ਡੇਟਾ ਰੱਖਣ ਲਈ ਪਾਬੰਦ ਹੈ। ਇਹ ਹੇਠਾਂ ਦਿੱਤੇ ਡੇਟਾ ਹਨ:

• ਪੇਰੋਲ ਟੈਕਸ ਸਟੇਟਮੈਂਟਸ;
• ਕਰਮਚਾਰੀ ਪਛਾਣ ਦਸਤਾਵੇਜ਼ ਦੀ ਕਾਪੀ;
• ਨਸਲੀ ਅਤੇ ਮੂਲ ਡੇਟਾ;
• ਪੇਰੋਲ ਟੈਕਸਾਂ ਨਾਲ ਸਬੰਧਤ ਡੇਟਾ।

ਇਸ ਲਈ ਇਹ ਡੇਟਾ ਘੱਟੋ-ਘੱਟ ਪੰਜ ਸਾਲਾਂ ਲਈ ਰੱਖਿਆ ਜਾਣਾ ਚਾਹੀਦਾ ਹੈ, ਭਾਵੇਂ ਉਹ ਕਰਮਚਾਰੀਆਂ ਦੀ ਫਾਈਲ ਵਿੱਚ ਨਵੇਂ ਬਿਆਨਾਂ ਨਾਲ ਬਦਲੇ ਜਾਣ।

ਰੁਜ਼ਗਾਰ ਖਤਮ ਹੋਣ ਤੋਂ ਘੱਟੋ-ਘੱਟ 7 ਸਾਲ ਬਾਅਦ

ਅੱਗੇ, ਰੁਜ਼ਗਾਰਦਾਤਾ ਦੀ ਵੀ ਇੱਕ ਅਖੌਤੀ 'ਟੈਕਸ ਧਾਰਨ ਦੀ ਜ਼ਿੰਮੇਵਾਰੀ' ਹੁੰਦੀ ਹੈ। ਇਹ ਰੁਜ਼ਗਾਰਦਾਤਾ ਨੂੰ 7 ਸਾਲਾਂ ਦੀ ਮਿਆਦ ਲਈ ਸਾਰੇ ਬੁਨਿਆਦੀ ਰਿਕਾਰਡ ਰੱਖਣ ਲਈ ਮਜਬੂਰ ਕਰਦਾ ਹੈ। ਇਸ ਲਈ ਇਸ ਵਿੱਚ ਬੁਨਿਆਦੀ ਡੇਟਾ, ਉਜਰਤਾਂ ਦੇ ਸਮਾਨ, ਤਨਖਾਹ ਦੇ ਰਿਕਾਰਡ ਅਤੇ ਤਨਖਾਹ ਸਮਝੌਤੇ ਸ਼ਾਮਲ ਹਨ।

ਧਾਰਨ ਦੀ ਮਿਆਦ ਸਮਾਪਤ ਹੋ ਗਈ ਹੈ?

ਜਦੋਂ ਕਿਸੇ ਕਰਮਚਾਰੀ ਫਾਈਲ ਤੋਂ ਡੇਟਾ ਦੀ ਅਧਿਕਤਮ ਧਾਰਨ ਦੀ ਮਿਆਦ ਖਤਮ ਹੋ ਜਾਂਦੀ ਹੈ, ਤਾਂ ਮਾਲਕ ਹੁਣ ਡੇਟਾ ਦੀ ਵਰਤੋਂ ਨਹੀਂ ਕਰ ਸਕਦਾ ਹੈ। ਇਸ ਡੇਟਾ ਨੂੰ ਫਿਰ ਨਸ਼ਟ ਕੀਤਾ ਜਾਣਾ ਚਾਹੀਦਾ ਹੈ.

ਜਦੋਂ ਇੱਕ ਘੱਟੋ-ਘੱਟ ਧਾਰਨ ਦੀ ਮਿਆਦ ਖਤਮ ਹੋ ਜਾਂਦੀ ਹੈ, ਰੁਜ਼ਗਾਰਦਾਤਾ ਹੋ ਸਕਦਾ ਹੈ ਇਸ ਡੇਟਾ ਨੂੰ ਨਸ਼ਟ ਕਰੋ। ਇੱਕ ਅਪਵਾਦ ਉਦੋਂ ਲਾਗੂ ਹੁੰਦਾ ਹੈ ਜਦੋਂ ਇੱਕ ਘੱਟੋ-ਘੱਟ ਧਾਰਨ ਦੀ ਮਿਆਦ ਖਤਮ ਹੋ ਜਾਂਦੀ ਹੈ ਅਤੇ ਕਰਮਚਾਰੀ ਡੇਟਾ ਨੂੰ ਨਸ਼ਟ ਕਰਨ ਦੀ ਬੇਨਤੀ ਕਰਦਾ ਹੈ।

ਕੀ ਤੁਹਾਡੇ ਕੋਲ ਸਟਾਫ ਫਾਈਲ ਰੀਟੈਨਸ਼ਨ ਪੀਰੀਅਡ ਜਾਂ ਹੋਰ ਡੇਟਾ ਲਈ ਰੀਟੈਨਸ਼ਨ ਪੀਰੀਅਡ ਬਾਰੇ ਸਵਾਲ ਹਨ? ਜੇ ਅਜਿਹਾ ਹੈ, ਤਾਂ ਕਿਰਪਾ ਕਰਕੇ ਸਾਡੇ ਨਾਲ ਸੰਪਰਕ ਕਰੋ। ਸਾਡਾ ਰੁਜ਼ਗਾਰ ਦੇ ਵਕੀਲ ਤੁਹਾਡੀ ਮਦਦ ਕਰਨ ਵਿੱਚ ਖੁਸ਼ੀ ਹੋਵੇਗੀ!