ਇੱਕ ਰੁਜ਼ਗਾਰਦਾਤਾ ਵਜੋਂ, ਤੁਹਾਡੇ ਕਰਮਚਾਰੀਆਂ ਦੇ ਡੇਟਾ ਨੂੰ ਸਹੀ ਢੰਗ ਨਾਲ ਸਟੋਰ ਕਰਨਾ ਮਹੱਤਵਪੂਰਨ ਹੈ। ਅਜਿਹਾ ਕਰਨ ਵਿੱਚ, ਤੁਸੀਂ ਕਰਮਚਾਰੀਆਂ ਦੇ ਨਿੱਜੀ ਡੇਟਾ ਦੇ ਕਰਮਚਾਰੀ ਰਿਕਾਰਡ ਰੱਖਣ ਲਈ ਮਜਬੂਰ ਹੋ। ਅਜਿਹੇ ਡੇਟਾ ਨੂੰ ਸਟੋਰ ਕਰਦੇ ਸਮੇਂ, ਗੋਪਨੀਯਤਾ ਐਕਟ ਜਨਰਲ ਡੇਟਾ ਪ੍ਰੋਟੈਕਸ਼ਨ ਰੈਗੂਲੇਸ਼ਨ (AVG) ਅਤੇ ਲਾਗੂਕਰਨ ਐਕਟ ਜਨਰਲ ਡੇਟਾ ਪ੍ਰੋਟੈਕਸ਼ਨ ਰੈਗੂਲੇਸ਼ਨ (UAVG) ਨੂੰ ਧਿਆਨ ਵਿੱਚ ਰੱਖਣਾ ਚਾਹੀਦਾ ਹੈ। AVG ਨਿੱਜੀ ਡੇਟਾ ਦੀ ਪ੍ਰੋਸੈਸਿੰਗ ਦੇ ਸਬੰਧ ਵਿੱਚ ਮਾਲਕ 'ਤੇ ਜ਼ਿੰਮੇਵਾਰੀਆਂ ਲਾਉਂਦਾ ਹੈ। ਇਸ ਚੈਕਲਿਸਟ ਰਾਹੀਂ, ਤੁਹਾਨੂੰ ਪਤਾ ਲੱਗੇਗਾ ਕਿ ਤੁਹਾਡੀਆਂ ਕਰਮਚਾਰੀਆਂ ਦੀਆਂ ਫਾਈਲਾਂ ਲੋੜਾਂ ਦੀ ਪਾਲਣਾ ਕਰਦੀਆਂ ਹਨ ਜਾਂ ਨਹੀਂ।
- ਇੱਕ ਕਰਮਚਾਰੀ ਫਾਈਲ ਵਿੱਚ ਕਿਹੜੇ ਡੇਟਾ ਦੀ ਪ੍ਰਕਿਰਿਆ ਕੀਤੀ ਜਾ ਸਕਦੀ ਹੈ?
ਮੁੱਖ ਨਿਯਮ ਜਿਸਦਾ ਪਾਲਣ ਕੀਤਾ ਜਾਂਦਾ ਹੈ ਉਹ ਇਹ ਹੈ ਕਿ ਸਿਰਫ ਕਰਮਚਾਰੀ ਫਾਈਲ ਦੇ ਉਦੇਸ਼ ਲਈ ਜ਼ਰੂਰੀ ਡੇਟਾ ਸ਼ਾਮਲ ਕੀਤਾ ਜਾ ਸਕਦਾ ਹੈ: ਕਰਮਚਾਰੀ ਨਾਲ ਰੁਜ਼ਗਾਰ ਇਕਰਾਰਨਾਮੇ ਦੀ ਸਹੀ ਕਾਰਗੁਜ਼ਾਰੀ।
ਕਿਸੇ ਵੀ ਸਥਿਤੀ ਵਿੱਚ, 'ਆਮ' ਨਿੱਜੀ ਡੇਟਾ ਰੱਖਿਆ ਜਾਵੇਗਾ ਜਿਵੇਂ ਕਿ:
- ਨਾਮ;
- ਪਤਾ;
- ਜਨਮ ਤਾਰੀਖ;
- ਪਾਸਪੋਰਟ/ਪਛਾਣ ਪੱਤਰ ਦੀ ਕਾਪੀ;
- BSN ਨੰਬਰ
- ਦਸਤਖਤ ਕੀਤੇ ਰੁਜ਼ਗਾਰ ਇਕਰਾਰਨਾਮੇ ਸਮੇਤ ਰੁਜ਼ਗਾਰ ਦੀਆਂ ਸ਼ਰਤਾਂ ਅਤੇ ਸ਼ਰਤਾਂ;
- ਕਰਮਚਾਰੀ ਦੀ ਕਾਰਗੁਜ਼ਾਰੀ ਅਤੇ ਵਿਕਾਸ ਡੇਟਾ, ਜਿਵੇਂ ਕਿ ਮੁਲਾਂਕਣ ਰਿਪੋਰਟਾਂ।
ਰੁਜ਼ਗਾਰਦਾਤਾ ਹੋਰ ਡੇਟਾ ਜਿਵੇਂ ਕਿ ਮਾਲਕ ਦੇ ਨਿੱਜੀ ਨੋਟਸ, ਗੈਰਹਾਜ਼ਰੀ ਦਾ ਰਿਕਾਰਡ, ਸ਼ਿਕਾਇਤਾਂ, ਚੇਤਾਵਨੀਆਂ, ਇੰਟਰਵਿਊਆਂ ਦੇ ਰਿਕਾਰਡ ਆਦਿ ਨੂੰ ਸ਼ਾਮਲ ਕਰਨ ਲਈ ਕਰਮਚਾਰੀਆਂ ਦੀ ਫਾਈਲ ਦਾ ਵਿਸਤਾਰ ਕਰਨਾ ਚੁਣ ਸਕਦੇ ਹਨ।
ਇੱਕ ਰੁਜ਼ਗਾਰਦਾਤਾ ਦੇ ਤੌਰ 'ਤੇ, ਕਾਨੂੰਨੀ ਧਾਰਨਾ ਮਿਆਦਾਂ ਦੇ ਸਬੰਧ ਵਿੱਚ ਸ਼ੁੱਧਤਾ ਅਤੇ ਸ਼ੁੱਧਤਾ ਨੂੰ ਅੱਗੇ ਵਧਾਉਣ ਲਈ ਇਸ ਡੇਟਾ ਨੂੰ ਨਿਯਮਿਤ ਤੌਰ 'ਤੇ ਅਪਡੇਟ ਕਰਨਾ ਮਹੱਤਵਪੂਰਨ ਹੈ।
- ਇੱਕ ਕਰਮਚਾਰੀ ਫਾਈਲ ਵਿੱਚ 'ਆਮ' ਨਿੱਜੀ ਡੇਟਾ ਦੀ ਪ੍ਰਕਿਰਿਆ ਕਦੋਂ ਕੀਤੀ ਜਾ ਸਕਦੀ ਹੈ?
ਇੱਕ ਰੁਜ਼ਗਾਰਦਾਤਾ ਨੂੰ ਇਹ ਵਿਚਾਰ ਕਰਨਾ ਚਾਹੀਦਾ ਹੈ ਕਿ ਕਰਮਚਾਰੀ ਫਾਈਲ ਵਿੱਚ ਕਦੋਂ ਅਤੇ ਕਿਹੜਾ 'ਆਮ' ਨਿੱਜੀ ਡੇਟਾ ਸਟੋਰ ਕੀਤਾ ਜਾ ਸਕਦਾ ਹੈ। ਆਰਟੀਕਲ 6 AVG ਦੇ ਤਹਿਤ, ਰੁਜ਼ਗਾਰਦਾਤਾ 6 ਕਾਰਨਾਂ ਰਾਹੀਂ 'ਆਮ' ਨਿੱਜੀ ਡੇਟਾ ਨੂੰ ਕਰਮਚਾਰੀ ਫਾਈਲ ਵਿੱਚ ਸਟੋਰ ਕਰ ਸਕਦੇ ਹਨ। ਇਹਨਾਂ ਕਾਰਨਾਂ ਵਿੱਚ ਸ਼ਾਮਲ ਹਨ:
- ਕਰਮਚਾਰੀ ਨੇ ਪ੍ਰੋਸੈਸਿੰਗ ਲਈ ਸਹਿਮਤੀ ਦਿੱਤੀ ਹੈ;
- ਕਰਮਚਾਰੀ (ਰੁਜ਼ਗਾਰ) ਸਮਝੌਤੇ ਨੂੰ ਲਾਗੂ ਕਰਨ ਲਈ ਪ੍ਰਕਿਰਿਆ ਜ਼ਰੂਰੀ ਹੈ;
- ਪ੍ਰੋਸੈਸਿੰਗ ਰੁਜ਼ਗਾਰਦਾਤਾ 'ਤੇ ਇੱਕ ਕਾਨੂੰਨੀ ਜ਼ਿੰਮੇਵਾਰੀ ਦੇ ਕਾਰਨ ਜ਼ਰੂਰੀ ਹੈ (ਜਿਵੇਂ ਕਿ ਟੈਕਸ ਅਤੇ ਯੋਗਦਾਨਾਂ ਦਾ ਭੁਗਤਾਨ ਕਰਨਾ);
- ਕਰਮਚਾਰੀ ਜਾਂ ਕਿਸੇ ਹੋਰ ਕੁਦਰਤੀ ਵਿਅਕਤੀ ਦੇ ਮਹੱਤਵਪੂਰਨ ਹਿੱਤਾਂ ਦੀ ਰੱਖਿਆ ਕਰਨ ਲਈ ਪ੍ਰਕਿਰਿਆ ਜ਼ਰੂਰੀ ਹੈ (ਇੱਕ ਉਦਾਹਰਨ ਉਦੋਂ ਖੇਡੀ ਜਾਂਦੀ ਹੈ ਜਦੋਂ ਗੰਭੀਰ ਖ਼ਤਰਾ ਨੇੜੇ ਹੁੰਦਾ ਹੈ ਪਰ ਕਰਮਚਾਰੀ ਮਾਨਸਿਕ ਤੌਰ 'ਤੇ ਸਹਿਮਤੀ ਦੇਣ ਵਿੱਚ ਅਸਮਰੱਥ ਹੁੰਦਾ ਹੈ);
- ਜਨਤਕ ਹਿੱਤ/ਜਨਤਕ ਆਦੇਸ਼ ਲਈ ਪ੍ਰਕਿਰਿਆ ਜ਼ਰੂਰੀ ਹੈ;
- ਰੁਜ਼ਗਾਰਦਾਤਾ ਜਾਂ ਤੀਜੀ ਧਿਰ ਦੇ ਜਾਇਜ਼ ਹਿੱਤਾਂ ਨੂੰ ਪੂਰਾ ਕਰਨ ਲਈ ਪ੍ਰਕਿਰਿਆ ਜ਼ਰੂਰੀ ਹੈ (ਸਿਵਾਏ ਜਿੱਥੇ ਕਰਮਚਾਰੀ ਦੇ ਹਿੱਤ ਮਾਲਕ ਦੇ ਜਾਇਜ਼ ਹਿੱਤਾਂ ਤੋਂ ਵੱਧ ਹਨ)।
- ਇੱਕ ਕਰਮਚਾਰੀ ਫਾਈਲ ਵਿੱਚ ਕਿਹੜੇ ਡੇਟਾ ਦੀ ਪ੍ਰਕਿਰਿਆ ਨਹੀਂ ਕੀਤੀ ਜਾਣੀ ਚਾਹੀਦੀ?
ਫਾਈਲ ਵਿੱਚ ਸ਼ਾਮਲ ਕੀਤੇ ਗਏ 'ਆਮ' ਡੇਟਾ ਤੋਂ ਇਲਾਵਾ, ਅਜਿਹੇ ਡੇਟਾ ਵੀ ਹਨ ਜੋ (ਆਮ ਤੌਰ 'ਤੇ) ਸ਼ਾਮਲ ਨਹੀਂ ਕੀਤੇ ਜਾਣੇ ਚਾਹੀਦੇ ਹਨ ਕਿਉਂਕਿ ਉਹ ਕੁਦਰਤ ਵਿੱਚ ਵਿਸ਼ੇਸ਼ ਤੌਰ 'ਤੇ ਸੰਵੇਦਨਸ਼ੀਲ ਹੁੰਦੇ ਹਨ। ਇਹ 'ਵਿਸ਼ੇਸ਼' ਡੇਟਾ ਹਨ ਅਤੇ ਇਹਨਾਂ ਵਿੱਚ ਸ਼ਾਮਲ ਹਨ:
- ਵਿਸ਼ਵਾਸ;
- ਜਿਨਸੀ ਸਥਿਤੀ;
- ਨਸਲ ਜਾਂ ਨਸਲ;
- ਮੈਡੀਕਲ ਡੇਟਾ (ਸਮੇਤ ਜਦੋਂ ਕਰਮਚਾਰੀ ਦੁਆਰਾ ਸਵੈ-ਇੱਛਾ ਨਾਲ ਪ੍ਰਦਾਨ ਕੀਤਾ ਜਾਂਦਾ ਹੈ)।
'ਵਿਸ਼ੇਸ਼' ਡੇਟਾ ਸਿਰਫ 10 ਅਪਵਾਦਾਂ ਵਿੱਚ AVG ਦੇ ਅਧੀਨ ਸਟੋਰ ਕੀਤਾ ਜਾ ਸਕਦਾ ਹੈ। ਮੁੱਖ 3 ਅਪਵਾਦ ਹੇਠ ਲਿਖੇ ਅਨੁਸਾਰ ਹਨ:
- ਕਰਮਚਾਰੀ ਨੇ ਪ੍ਰੋਸੈਸਿੰਗ ਲਈ ਸਪੱਸ਼ਟ ਸਹਿਮਤੀ ਦਿੱਤੀ ਹੈ;
- ਤੁਸੀਂ ਨਿੱਜੀ ਡੇਟਾ ਦੀ ਪ੍ਰਕਿਰਿਆ ਕਰਦੇ ਹੋ ਜਿਸਦਾ ਕਰਮਚਾਰੀ ਨੇ ਖੁਦ ਜਾਣਬੁੱਝ ਕੇ ਖੁਲਾਸਾ ਕੀਤਾ ਹੈ;
- ਪ੍ਰੋਸੈਸਿੰਗ ਇੱਕ ਓਵਰਰਾਈਡਿੰਗ ਜਨਤਕ ਹਿੱਤ ਲਈ ਜ਼ਰੂਰੀ ਹੈ (ਇਸ ਨੂੰ ਸ਼ੁਰੂ ਕਰਨ ਲਈ ਇੱਕ ਡੱਚ ਕਾਨੂੰਨੀ ਆਧਾਰ ਦੀ ਲੋੜ ਹੈ)।
- ਕਰਮਚਾਰੀ ਫਾਈਲ ਸੁਰੱਖਿਆ ਉਪਾਅ
ਕਰਮਚਾਰੀਆਂ ਦੀ ਫਾਈਲ ਨੂੰ ਦੇਖਣ ਦੀ ਇਜਾਜ਼ਤ ਕਿਸ ਨੂੰ ਹੈ?
ਕਰਮਚਾਰੀਆਂ ਦੀ ਫਾਈਲ ਸਿਰਫ ਉਹਨਾਂ ਵਿਅਕਤੀਆਂ ਦੁਆਰਾ ਦੇਖੀ ਜਾ ਸਕਦੀ ਹੈ ਜਿਨ੍ਹਾਂ ਲਈ ਕੰਮ ਕਰਨ ਲਈ ਪਹੁੰਚ ਜ਼ਰੂਰੀ ਹੈ। ਇਹਨਾਂ ਵਿਅਕਤੀਆਂ ਵਿੱਚ, ਉਦਾਹਰਨ ਲਈ, HR ਵਿਭਾਗ ਦੇ ਮਾਲਕ ਅਤੇ ਕਰਮਚਾਰੀ ਸ਼ਾਮਲ ਹਨ। ਕਰਮਚਾਰੀ ਨੂੰ ਖੁਦ ਵੀ ਆਪਣੇ ਕਰਮਚਾਰੀਆਂ ਦੀ ਫਾਈਲ ਦੇਖਣ ਅਤੇ ਗਲਤ ਜਾਣਕਾਰੀ ਨੂੰ ਸੋਧਣ ਦਾ ਅਧਿਕਾਰ ਹੈ।
ਫਾਈਲ ਲਈ ਸੁਰੱਖਿਆ ਲੋੜਾਂ
ਇਸਦੇ ਇਲਾਵਾ, ਇਹ ਧਿਆਨ ਵਿੱਚ ਰੱਖਣਾ ਮਹੱਤਵਪੂਰਨ ਹੈ ਕਿ AVG ਕਰਮਚਾਰੀਆਂ ਦੀਆਂ ਫਾਈਲਾਂ ਦੇ ਡਿਜੀਟਲ ਜਾਂ ਪੇਪਰ ਸਟੋਰੇਜ 'ਤੇ ਜ਼ਰੂਰਤਾਂ ਨੂੰ ਲਾਗੂ ਕਰਦਾ ਹੈ। ਇੱਕ ਰੁਜ਼ਗਾਰਦਾਤਾ ਵਜੋਂ, ਤੁਸੀਂ ਕਰਮਚਾਰੀ ਦੀ ਗੋਪਨੀਯਤਾ ਦੀ ਰੱਖਿਆ ਲਈ ਉਪਾਅ ਕਰਨ ਲਈ ਪਾਬੰਦ ਹੋ। ਇਸ ਲਈ ਫਾਈਲ ਨੂੰ ਸਾਈਬਰ ਕ੍ਰਾਈਮ, ਅਣਅਧਿਕਾਰਤ ਪਹੁੰਚ, ਸੋਧ ਜਾਂ ਮਿਟਾਉਣ ਤੋਂ ਸੁਰੱਖਿਅਤ ਕੀਤਾ ਜਾਣਾ ਚਾਹੀਦਾ ਹੈ।
- ਸਟਾਫ਼ ਫਾਈਲ ਧਾਰਨ ਦੀ ਮਿਆਦ
AVG ਕਹਿੰਦਾ ਹੈ ਕਿ ਨਿੱਜੀ ਡੇਟਾ ਨੂੰ ਸੀਮਤ ਮਿਆਦ ਲਈ ਰੱਖਿਆ ਜਾ ਸਕਦਾ ਹੈ। ਕੁਝ ਡੇਟਾ ਇੱਕ ਕਨੂੰਨੀ ਧਾਰਨ ਦੀ ਮਿਆਦ ਦੇ ਅਧੀਨ ਹੈ। ਹੋਰ ਡੇਟਾ ਲਈ, ਰੁਜ਼ਗਾਰਦਾਤਾ ਨੂੰ ਡੇਟਾ ਦੀ ਸ਼ੁੱਧਤਾ ਦੀ ਮਿਟਾਉਣ ਜਾਂ ਸਮੇਂ-ਸਮੇਂ 'ਤੇ ਸਮੀਖਿਆ ਕਰਨ ਲਈ ਸਮਾਂ ਸੀਮਾਵਾਂ ਨਿਰਧਾਰਤ ਕਰਨ ਦੀ ਲੋੜ ਹੁੰਦੀ ਹੈ। AVG ਕਹਿੰਦਾ ਹੈ ਕਿ ਇਹ ਯਕੀਨੀ ਬਣਾਉਣ ਲਈ ਵਾਜਬ ਉਪਾਅ ਕੀਤੇ ਜਾਣੇ ਚਾਹੀਦੇ ਹਨ ਕਿ ਫਾਈਲ ਵਿੱਚ ਗਲਤ ਡੇਟਾ ਰੱਖਿਆ ਗਿਆ ਹੈ।
ਸਟਾਫ਼ ਫਾਈਲ ਰੀਟੈਨਸ਼ਨ ਪੀਰੀਅਡਜ਼ ਬਾਰੇ ਹੋਰ ਜਾਣਨਾ ਚਾਹੁੰਦੇ ਹੋ? ਫਿਰ ਸਾਡਾ ਬਲੌਗ ਪੜ੍ਹੋ ਕਰਮਚਾਰੀ ਫਾਈਲ ਧਾਰਨ ਦੀ ਮਿਆਦ.
ਕੀ ਤੁਹਾਡੀ ਕਰਮਚਾਰੀ ਫਾਈਲ ਉੱਪਰ ਸੂਚੀਬੱਧ ਲੋੜਾਂ ਨੂੰ ਪੂਰਾ ਕਰਦੀ ਹੈ? ਫਿਰ ਸੰਭਾਵਨਾ ਹੈ ਕਿ ਇਹ AVG ਅਨੁਕੂਲ ਹੈ।
ਜੇਕਰ, ਇਸ ਬਲੌਗ ਨੂੰ ਪੜ੍ਹਨ ਤੋਂ ਬਾਅਦ, ਤੁਹਾਡੇ ਕੋਲ ਅਜੇ ਵੀ ਕਿਸੇ ਕਰਮਚਾਰੀ ਫਾਈਲ ਜਾਂ AVG ਬਾਰੇ ਸਵਾਲ ਹਨ, ਤਾਂ ਕਿਰਪਾ ਕਰਕੇ ਸਾਡੇ ਨਾਲ ਸੰਪਰਕ ਕਰੋ। ਸਾਡਾ ਰੁਜ਼ਗਾਰ ਦੇ ਵਕੀਲ ਤੁਹਾਡੀ ਮਦਦ ਕਰਨ ਵਿੱਚ ਖੁਸ਼ੀ ਹੋਵੇਗੀ!